Liebe Manager,

hier findet ihr die Tipps aus dem Podcast zum Nachlesen. Hören könnt ihr es natürlich auch. Beim Podcast-Anbieter eures Vertrauens. Sucht einfach nach Management meets Mindfulness.

Los geht’s:

Hallo und herzlich willkommen,

in meinem neuen und ersten Podcast „Management meets Mindfulness“. Mein Name ist Philipp und ich bin selbst großer Podcast-Fan. Auf diesem Weg möchte ich etwas zurückgeben, für die vielen Dinge, die ich selbst schon durch Podcasts gelernt habe. Daher werde ich für dich einige meiner Learnings aus Theorie und Praxis aufbereiten.

Thematisch wird es sich um die Bereiche Business / Management und Marketing drehen. Damit beschäftige ich mich seit mehr als 10 Jahren tagtäglich – sowohl in der Praxis als auch in meinen abgeschlossenen Studiengängen. Diese Bereiche möchte ich mit dem Themenfeld der Achtsamkeit verknüpfen. Seit mehr als 2 Jahren versuche ich mich in der Achtsamkeitspraxis, habe sehr viel gehört, gelesen und meine eigenen Erfahrungen gemacht, die ich gerne weitergeben möchte.

In der heutigen Erstausgabe widme ich mich dem Thema „Start in eine neue Führungsrolle“. Es gibt eine Vielzahl an Tipps und Tricks, die ich selbst gelesen und teilweise auch getestet habe. Aus diesem Fundus habe ich Dir eine Auswahl zusammengestellt, die ich persönlich für wichtig halte.

Sie erhebt weder den Anspruch auf Vollständigkeit, noch auf Richtigkeit. Vielleicht sind aber Impulse dabei, die für Dich interessant sein können.

 

Da das Feld unendlich weit ist, insbesondere, wenn man es mit Achtsamkeit kombiniert, kann ich mir vorstellen, dass es hierzu auch eine zweite Folge geben wird.

Legen wir los.

 

Startet man in einen neuen Job als Führungskraft gibt es grundsätzlich zwei Ausgangslagen:

1. Du arbeitest bereits im Unternehmen und wirst in eine Führungsrolle befördert
2. Du kommst als neue Führungskraft in ein Unternehmen und musst auch das Unternehmen völlig neu kennenlernen

 

Dazu ist natürlich ein großer Unterschied, ob Du bereits ein alter Hase in der Personalführung bist oder doch eher ein Grünschnabel. Wir wollen uns daher auf den kompliziertesten Fall konzentrieren – frei nach dem Motto, wer das Schwierige löst, kommt auch mit dem Leichten zurecht. Heißt für unseren Fall: Wir gehen davon aus, Du startest als Führungsneuling in einem neuen Unternehmen.

 

Jetzt prasseln direkt eine ganze Reihe an Herausforderungen auf Dich ein. Du lernst viele neue Leute kennen, willst direkt mit Ergebnissen glänzen, sollst alleine das Ruder herumreißen, Mitarbeiter zu Höchstleistungen antreiben und dabei gelassen, gesund und natürlich zuvorkommend bleiben.

 

Was bereits in der Aufzählung wie ein Scherz klingt, kann es auch nur in der Realität sein. Wie also dem Druck entkommen?

 

Nun, mein erster Tipp lautet: Verschaffe Dir Zeit!

Auch das klingt erst einmal scherzhaft, ist aber ernst gemeint. Aber wie?

Mein Vorschlag wäre, versuche, alles, was auf Dich einprasselt, zunächst einmal zu sammeln, ohne es direkt anzugehen. Verschaffe Dir einen Überblick, was alles ansteht, wer alles Forderungen an Dich stellt und wie die Zeitfenster aussehen.

 

Finde außerdem heraus, was Du leicht delegieren kannst. Lerne also Dein Umfeld kennen, auch wenn dafür keine Zeit zu sein scheint. Suche dennoch das Gespräch, tausche Dich mit den Leuten aus. Natürlich auch zu Themen.

Auch hier gilt: Es gibt keine dummen Fragen. Für Dich ist alles neu und Du weißt nicht, wie in diesem Unternehmen priorisiert wird, wie Dein Entscheidungsrahmen aussieht, wer was übernimmt und allgemein: Wer was kann.

 

Versuche zu identifizieren, wer die eigentlichen Machthaber sind und was ihre Interessen sind. Was wollen sie von Dir sehen? Eher Visionen oder, dass das Tagesgeschäft erledigt ist? Wenn es nur eine Person ist, versuche Prioritäten abzuklären. Zum Beispiel so:

Ich habe alle akuten Aufgaben des heutigen Tages versammelt. Was ist Ihnen wichtiger, Herr XY? Frau YZ, was benötigen Sie zuerst?

Kläre außerdem Zeitfenster ab. Was ist für Herrn XY schnell? Wann erwartet er Ergebnisse? Erläutere Deine Situation und veranschauliche, dass Du zunächst die Abläufe kennen musst, um Leistungen zu bringen. Eine gewöhnliche Einarbeitungszeit einer Führungskraft, bis sie produktiv arbeiten kann, beträgt 3-4 Monate oder 100 Tage, wie häufig erwähnt wird. Gute Leistungen sind erst nach 8-12 zu erwarten.

 

Das sollte alle vor Augen haben. Wenn es schneller geht, ist das ja gut. Aber Naturgesetze lassen sich nun einmal nicht außer Kraft setzen.

 

Bleibt schließlich doch noch eine Reihe von Aufgaben übrig, gilt es, sie selbst zu priorisieren. Hierbei hilft die sogenannte Eisenhower Matrix, die Aufgaben in 4 Quadranten einteilt:

A= wichtig und dringend

B= wichtig

C= dringend

D= nicht wichtig und nicht dringend

Wie ist nun mit den Quadranten zu verfahren? Quadrant A muss sofort bearbeitet werden. Aufgaben, die in 2 Minuten zu erledigen sind, sollten nur einmal angefasst werden. Größere schnellstmöglich in kleinere Teile zerlegt werden, um einen Startpunkt zu schaffen.

Wichtige Aufgaben – also Quadrant B – sollten zeitnah erledigt werden, bevor sie dringend werden. Dann entsteht nämlich erneuter Stress. Dringende Sachen sollten, wenn sie am besten delegieren. Wer kann schnell eine Mail schicken? Wer kann rasch etwas recherchieren? Wer macht einen dringenden Botengang?

Für Aufgaben des Quadranten D gibt es nur eine richtige Behandlung: Sie nicht zu erledigen! Das A&O des Priorisierens heißt zu entscheiden, was man nicht macht.

A, weil es jemand anders tut, B, weil es gar nicht nötig ist.

 

Nachdem die herausfordernde Arbeit des Priorisierens erledigt ist, gilt es eine Pause zu machen. Es muss nicht lang sein, 5 Minuten können reichen – je nach Stresslevel. Jedoch sollte es eine richtige Pause sein. Sie sollte bewusst gemacht werden. Ohne Handy, ohne Kollegen, ohne Ablenkung. Es empfiehlt sich, dem Kopf eine Pause zu geben, damit er die Informationen verarbeiten und sortieren kann. Hierdurch ergeben sich die besten Lösungen.

Dazu bietet es sich an, ein paar Schritte zu gehen. Frische Luft zu schnappen und sich die Natur anzusehen. Ganz ohne Ziele und ohne Druck. Sich zu recken und zu strecken und alle Aufgaben für diese 5 Minuten so weit es geht zur Seite zu legen.

Du wirst sehen, wie viel neue Kraft Du für die Erledigung der Aufgaben gewonnen hast. Diese Kraft würde Dir fehlen, gingest Du direkt an die Erledigung.

Hinzu kommt, dass das Unterbewusstsein weiter an Lösungen arbeitet. In der Entspannung kann es Dir gut passieren, dass Dir plötzlich einfällt: Ach, den Bericht könnte doch meine Kollegin Z erledigen.

 

Sollten sich Ereignisse aneinanderreihen und sich in Deinem Kopf der Druck immer weiter erhöhen. Sage Dir innerlich STOP. Hierbei hilft es, sich die 4 Buchstaben, wie auf einem Stopp-Schild vorzustellen. STOP. Das gilt vor allem für das Gedankenkarussell, dass uns selten weiterhilft und den Stress erhöht. Letztendlich existiert Stress nur in unserem Kopf. Es ist die Befürchtung von Ereignissen, die teilweise gar nicht definiert und in ihrer Wirkung viel zu hoch bewertet werden. STOP hilft da ungemein.

Und sollte STOP einmal nicht ausreichen, hilft es, sich etwas zu suchen, wo man ganz unauffällig, aber sehr fest hineindrücken kann. Das kann eine Stuhllehne sein, bei der es gar nicht auffällt, dass man sie förmlich zerquetscht. Der Druck entlädt sich so an einem Gegenstand und wird weder Dir selbst noch Deinen Mitmenschen schaden.

 

So, das war es zunächst für heute. Ich möchte noch einmal kurz zusammenfassen, was wir heute besprochen haben:

 

1. Verschaffe Dir Zeit. Dadurch, dass Du Prioritäten und Horizonte abklärst und Dir gelichzeitig Verständnis verschaffst. Plane Zeitfenster lieber etwas zu groß, als zu klein. Wenn es dem Gegenüber nicht reicht, kann er/sie ja immer noch verhandeln.
2. Lerne Dein Umfeld kennen. Wer hat das Sagen? Wer hat welche Bedürfnisse? Wer kann Dir wie helfen?
3. Frage nach. Du kannst nicht viel wissen. Und viele Dinge – auch fachlicher Natur – laufen überall anders.
4. Sammle Deine Aufgaben und suche das Gespräch mit Deinem Vorgesetzten
5. Priorisiere das, was noch nicht priorisiert ist. Dabei hilft Dir die Eisenhower Matrix
6. Zerlege große Aufgaben in kleine, um einen Start zu machen
7. Gönne Dir regelmäßig kleine Pausen. Die Pomodoro-Technik besagt, 5 Minuten Pause alle 25 Minuten. Nach 4 Einheiten ist dann eine halbstündige Pause angebracht. So kannst Du lange effektiv arbeiten.
8. Sollte es nicht klappen, sage Dir innerlich STOP, um das Gedankenkarrussel anzuhalten. Reicht auch das nicht, such Dir etwas stabiles, an dem Du unbemerkt etwas Dampf ablassen kannst.

 

Ich hoffe, es waren ein paar Tipps dabei, die auch Du gut in Deinen Alltag als neue Führungskraft einbauen kannst. In einer der nächsten Folge, werde ich mich wieder diesem Thema widmen. Bis dahin freue ich mich auf Lob, Kritik und Themenwünsche via E-Mail an info(at)m-x-m.net

 

Einen weiterhin guten Start wünscht Philipp von Management meets Mindfulness.