Start als neue Führungskraft Teil 2

Herzlich willkommen zur zweiten Folge von Management meets Mindfulness.

Worum geht es hier:

In der ersten Folge hatte ich bereits grob verraten, worum es sich in diesem Podcast drehen würde. Das möchte ich gerne in dieser Folge noch etwas konkretisieren.

Wenig verwunderlich wird sich der Podcast um die Bereiche Management und Achtsamkeit oder auf Englisch Mindfulness drehen.

Auch wenn diese beiden Themengebiete zunächst unvereinbar scheinen, möchte ich Dir Folge für Folge erläutern, warum Achtsamkeit und Management in keinem Widerspruch zu einander stehen. Zudem möchte ich mit einigen Vorurteilen gegenüber Achtsamkeit aufräumen und Dir in erster Linie Wissenswertes aus dem Bereich Management an die Hand geben.

Dabei sollen es nicht nur Themen für Hardcore-BWLer sein, sondern Tipps, Tricks und Kniffe, Wissenswertes, Definitionen und Erläuterungen aus den Bereichen Marketing, Management, Employer Branding, Führung und Selbstführung. Das Feld ist breit und spannend und sicherlich deckt auch diese Begriffssammlung nicht alles ab, was wir hier in Zukunft besprechen werden.

In jeder Folge lasse ich hier und dort Elemente aus Achtsamkeitskonzepten einfließen. Das kann mal ganz offensichtlich sein, mal ist es ganz selbstverständlicher Bestandteil. Ganz unaufgeregt und weder spirituell noch esoterisch. Es geht darum, den Fokus zu verändern, sich mit Situationen anzufreunden, aufmerksamer zu sein, das Arbeitsleben zu genießen und natürlich darum, sich vor Stress zu schützen.

Die Gewichtung wird sich von Folge zu Folge verändern und ich bin sehr gespannt, was Dir gefällt und auch, was Du Dir wünschst.

Start als neue Führungskraft

Das Thema der heutigen Folge knüpft nahtlos an die letzte Folge an. Auch heute möchte ich Dir einige Tipps für den Start in eine neue Führungsrolle geben. Wieder bleiben wir bei der Ausgangslage, dass es ein für Dich neues Unternehmen ist und Deine erste Führungsaufgabe.

Aus diesem Szenario ergibt sich, dass Du zwei Anforderungen gerecht werden musst:

Du musst das neue Unternehmen kennenlernen
Du musst Deine Führungskompetenzen auf- oder ausbauen

Darüber hinaus ist es enorm wichtig, dass Du Deine Erfolge und Deinen Fortschritt messbar machst. Das führt uns direkt zu Tipp Nummer 1:

Strukturen kennen lernen

Wie lernt man das Unternehmen und die Struktur des eigenen Wirkungskreises am besten kennen? Indem man es sich ganz genau ansieht. Hierzu empfiehlt es sich, Abläufe, Hierarchien, Vorgänge, eingesetzte Technik etc. genau zu beobachten. Jetzt wird es niemandem möglich sein, alles zu behalten und ebenfalls wird es schwer, alles in 6 Monaten genau zu erinnern oder für andere Menschen nachvollziehbar zu machen.

Ein Weg dem zu begegnen ist es, eine Situationsanalyse zum Start zu schreiben. Dies schult zusätzlich den Blick und führt zu weiteren Erkenntnissen.

Das kann nicht am ersten Tag erfolgen aber in den ersten 6-8 Wochen. Um dem ganzen Wirkung zu verleihen und die eigene Wahrnehmung zu verifizieren, sollte das Dokument von einem Vorgesetzten oder versierten, eingearbeiteten Kollegen gegengelesen werden. Somit erhält es auch direkt Beweiskraft und gleichzeitig ist eine Messbarkeit gegeben. Vergleicht man Status quo zum Startzeitpunkt mit dem Status quo 6 Monate später, wird Erfolg messbar.

Kleiner Tipp: Du musst dem Vorgesetzten nicht verraten, dass damit Dein Erfolg messbar wird. Es reicht, ihm die Aufzeichnungen zum Abgleich vorzulegen, um das Verständnis zu untermauern.

Messbarkeit

Tipp Nummer zwei widmet sich einem weiteren Faktor der Messbarkeit: Klare Größenordnungen. Das gilt nicht nur für die Situationsanalyse sondern ist auch für jegliche Zielsetzung essentiell.

Schwer messbar ist es, wenn Du lediglich vermerkst, dass zwei Einheiten eines Produkts verkauft wurden, Du jedoch weder Preis, Zeitraum, Empfängerland noch irgendetwas darüber hinaus notierst. In Deine Analyse schreibst Du daher am besten:

Im ersten Halbjahr 2018 wurden von Produkt „Platzhalter“ insgesamt 1.800 Exemplare verkauft. Der monatliche Schnitt liegt damit bei 300 Ex., wobei im März mit 588 verkauften Einheiten der stärkste Monat war. Durchschnittlich 30% gingen dabei in den Export, im März waren es nur 15%. Die Marge im Export liegt um 2% über der Inlandsmarge.

Steigerst Du den Absatz nun auf 350 Ex. pro Monat und verändert sich die Exportquote ist das klar nachvollziehbar.

Oder ein anderes Beispiel: Bis zu Deiner Job-Übernahme wurde im Schnitt alle 2 Monate 1 Presseaussendung an 20 Kontakte vorgenommen (s. Verteilerliste). Wenn Du nun den Verteiler aktualisiert und erweitert hast, evtl. differenziert und damit mehr Anstöße und im besten Fall natürlich auch mehr Clippings erreicht hast, wird das so sehr deutlich.

Darüber hinaus ist wichtig festzuhalten, welche Aufgaben alle erledigt werden und wer sie übernimmt. Zunächst einmal reicht es, die Aufgaben zu sammeln. War es bislang so, dass Mitarbeiter mit wenig Verantwortung stupide Dinge erledigten, einige wichtige aber liegenblieben, weil es der früheren Führungskraft an Zeit mangelte, gilt es das zu benennen. So sind neue Wege und Maßnahmen klar ersichtlich und auch die Führungsqualität wird deutlich.

Tipps für die Führung:

Zunächst ist es sehr wichtig festzustellen, was die Mitarbeiter im Einzelnen können. Es bringt nichts, sie mit Aufgaben zu überschütten, die nicht ihren Fähigkeiten entsprechen. Natürlich gibt es Dinge, die einfach erledigt werden müssen, aber grundsätzlich gilt: Die besten Ergebnisse sind zu erwarten, wenn Mitarbeiter ihren Stärken folgend eingesetzt werden.

Leider sind Stärken nicht immer klar ersichtlich und auch nicht immer fachlicher Natur. Manche Menschen sind fachlich nicht besonders fit, können aber hervorragend mit Menschen umgehen. Sie könnten zum Beispiel unangenehme Telefonate übernehmen oder andere Menschen von Ideen überzeugen. Andere sind sehr gut darin, stupide Dinge alleine mit höchster Präzision durchzuführen, können aber keine eigenen Ideen entwickeln. Es scheint offensichtlich, die erst genannten nicht an Fleißarbeiten und die zweitgenannten nicht an Konzeptarbeiten zu setzen.

Aber

Wie erkennt man eine Stärke?

Was eine der wichtigsten Aufgaben ist, ist gleichzeitig eine der schwierigsten. Während Schwächen schnell auffallen, bleiben Stärken häufig verborgen. Nicht nur anderen Menschen, sondern häufig auch den Personen selbst. Während Menschen etwas, das sie gerne machen oft als Stärke missverstehen und völlig überbewerten, bewerten sie manchmal eine Stärke unter, weil sie von einem Experten gelesen haben, der es besser kann. Das ist allerdings nicht der Maßstab.

Eine Stärke zeigt sich am deutlichsten dann, wenn jemand eine Aufgabe viel leichter – somit auch schneller – löst als es andere tun. Je weniger Angang und je weniger Stress eine Person bei der Lösung einer Aufgabe begegnen, desto größer ist hier die Stärke. Der Spaß liegt häufig nicht in der Tätigkeit selbst, aber entwickelt sich in Form einer Zufriedenheit über den Fortschritt.

Beobachte also gut und mit Ruhe, was Deinen Mitarbeitern leicht fällt. Selten können sie es ungestützt sagen. Dennoch lohnt es sich im Nachhinein zu fragen, ob eine Aufgabe leicht fiel oder nicht. Schaue ihnen ansonsten bei der Arbeit zu. Sind sie hochkonzentriert oder suchen sie nach Ablenkung? Freuen sie sich, dass es gut klappt oder fluchen sie permanent? Fluchen andere bei der gleichen Aufgabe auch so viel? Häufig sind es die Kleinigkeiten, die Stärken offenbaren. In jedem Fall ist genaues Hinsehen gefordert. In anderen Worten: Achtsamkeit.

Ein anderer Weg ist es, Kollegen zu fragen, was der andere gut kann, worin er schnell ist oder was ihr oder ihm leicht fällt. Sicherlich wirst Du schnell hören, was der andere nicht kann, aber nur ein vollständiges Bild bringt Dich wirklich weiter.

Was sind Deine Stärken?

Im gleichen Zuge frage Dich – und sei ehrlich zu Dir selbst – was sind Deine Stärken? Was fällt Dir wirklich leicht? Höre hier auf Deinen Bauch. Bei welcher Aufgabe bist Du total entspannt. Bei welcher Aufgabe ist es eine freudige Anspannung? Und bei welchen Aufgaben zieht sich alleine beim Gedanken alles sehr unangenehm zusammen? Wenn Du etwas mit viel Mühe hinbekommst, ist das sicherlich auch gut und ein Vorteil. Dennoch wirst Du keine überdurchschnittlich guten Ergebnisse hinbekommen und dazu wird zu lange dauern.

Quick wins sichern

Gerade zu Beginn ist es wichtig, sich einerseits auf große Visionen zu stürzen und einen Start zu machen und andererseits gilt es, sich die „Quick wins“ oder „low hanging fruits“ zu sichern. Schnelle, sichtbare Erfolge. Erstens gibt das Sicherheit, zweitens kann man es vorzeigen und drittens wird es schnell sichtbar, wenn man es liegenlässt und hat dann negative Folgen.

Pause machen, wenn es unmöglich scheint.

Zu guter Letzt ist es wichtig, bei alledem einen klaren Kopf zu bewahren. Wenn sich der Stress am höchsten auftürmt, ist der richtige Zeitpunkt für eine Pause. Genau dann, wenn man das Gefühl hat, sich keine Pause erlauben zu können, dann ist es Zeit kurz aufzustehen, mit ruhigen Schritten an die frische Luft zu gehen und tief durchzuatmen. Drei mal ganz tief, bis in die untersten Winkel der Lungenflügel. Kannst Du dabei spüren, wie sich auch der Unterbauch leicht hebt? Spüre, wie die Luft kühl durch die Nasenflügel hineinfließt und wie sie den Rachen entlang in die Lunge strömt.

Wenn Du es eilig hast, gehe langsam.

Ein japanisches Sprichwort besagt: Wenn Du es eilig hast, gehe langsam. Was paradox klingt, will heißen: Im größten Stress bringt es nichts zu hetzen, sondern die Dinge langsam, bewusst und vor allem nacheinander zu tun. Nur so kommst Du zur Ruhe, verhinderst Fehler und schützt Deinen Körper. Du kannst die verlorene Zeit nicht aufholen und selten machen 5 Minuten den Unterschied.

Zusammenfassung

Puh, das war doch wieder eine ganze Menge. Gehen wir noch einmal in Kurzform durch die heutigen Learnings:

Starte mit einer Situationsanalyse. So lernst Du das Unternehmen gut kennen, schaust genau hin und machst die Ausgangslage nachvollziehbar. Wie laufen die Dinge aktuell bzw. wie liefen sie früher? Wer macht was?
Denke daran, dass es messbar sein muss: Wer macht was wie oft? Und mit welchem Ergebnis? Am besten sind Zahlen, Daten, Fakten und natürlich klare Zuständigkeiten
Lasse Dir die Analyse von jemand anderem bestätigen. Das bringt neue Erkenntnisse und verleiht dem ganzen eine Beweiskraft.
Stelle fest, wo die Stärken Deiner Mitarbeiter liegen. Das erfordert Achtsamkeit
Stärken erkennt man dadurch, dass eine Sache jemandem leicht fällt. Nicht, dass er es gern macht. Viele Menschen singen gerne, nicht ganz so viele singen auch gut.
Setze die Mitarbeiter nach ihren Stärken ein, das verspricht den größten Erfolg.
Beobachte auch Deine eigenen Stärken. Was fällt Dir leicht? Wie reagiert Dein Körper auf manche Aufgaben. Beim Bauchgefühl ist genaues Hinfühlen gefragt: Ist es Vorfreude oder negative Anspannung?
Bilde zu Beginn große und langfristige Visionen. Das zeigt, dass Du nicht nur im Daily Business denkst. Gleichzeitig ist es auch sehr wichtig, die „quick wins“ zu holen. Was ist schnell zu erreichen und hat sichtbare Auswirkung? Lass es nicht liegen!
Gönne Dir Pausen. Konzentriere Dich auf Deinen Atem. Den hast Du immer dabei und er hilft Dir, im hier und jetzt anzukommen und Dich nicht mit Eventualitäten oder verpassten Chancen herumzuschlagen.
Wenn Du es eilig hast, gehe langsam. So sammelst Du die Kraft für die anstehende Aufgabe.

Ich hoffe, es waren ein paar Tipps dabei, die auch Du gut in Deinen Alltag als neue Führungskraft integrieren kannst. Bald widme ich mich einem ganz anderen Thema und freue mich schon sehr auf die neue Folge.

Bis dahin wünsche ich Dir gutes Gelingen in deinem neuen Job und freue ich mich auf Lob, Kritik und Themenwünsche via E-Mail an info(at)m-x-m.net.

Alles Gute wünscht Philipp von Management meets Mindfulness.